Privacy policy

De Algemene verordening gegevensbescherming (hierna: de AVG) is sinds 25 mei 2018 van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens. Als uw werkgever verwerkt Nedco B.V., hierna te noemen Nedco, als verwerkingsverantwoordelijke uw persoonsgegevens. Nedco respecteert uw privacy en draagt er zorg voor dat uw persoonsgegevens in overeenstemming met de wet- en regelgeving worden verwerkt. In deze privacy policy informeert Nedco u over diverse onderwerpen met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens.

Contactgegevens verwerkingsverantwoordelijke

Deze privacyverklaring ziet toe op verwerkingen die worden verricht door Nedco.

Gegevens organisatie
Naam: Nedco B.V.
Bezoek- en postadres: ’s-Gravenweg 346, 2911HA Nieuwerkerk aan den IJssel
KvK-nummer: 29050322
Algemeen telefoonnummer: 0180-317199
Algemeen e-mailadres: info@nedco.nl
Website: www.nedco.nl

Nedco heeft geen functionaris gegevensbescherming aangesteld. Als u vragen heeft, of als u gebruik wilt maken van een van uw individuele rechten, kunt u contact opnemen met de privacy contactpersoon van Nedco. Nedco zal binnen een maand op uw bericht reageren.

Gegevens privacy contactpersoon
Contactpersoon: J. Nederlof
E-mailadres: jnederlof@nedco.nl
Telefoonnummer: 0180317199

Verwerkte persoonsgegevens

In het kader van de arbeidsrelatie verwerkt Nedco diverse persoonsgegevens. De persoonsgegevens die Nedco onder meer van medewerkers verwerkt zijn:

• BSN-nummer;
• Voor- en achternaam;
• Adresgegevens;
• Geslacht;
• Geboortedatum;
• E-mailadres(sen);
• Telefoonnummer(s);
• Bankrekeningnummer;
• Of u een partner heeft en zijn of haar gegevens, indien er een partnerpensioen is;
• Of u kinderen heeft en zijn of haar of hun gegevens, indien er een wezenpensioen is;
• Kenteken;
• Profielfoto;
• Camerabeelden;

Deze persoonsgegevens heeft Nedco bij u zelf verzameld. Indien Nedco voornemens is persoonsgegevens over u te verkrijgen via een derde, zal Nedco u daarover aanvullend en conform de geldende wet- en regelgeving informeren.

Doeleinden verwerking

Nedco verzamelt uw persoonsgegevens primair om – in brede zin van het woord – uitvoering te kunnen geven aan de arbeidsovereenkomst die Nedco met u gesloten heeft. Verwerking geschiedt met name in de personeelsadministratie, verzuimregistratie, ICT-systemen en salarisadministratie.
De doeleinden van de verwerking van uw persoonsgegevens door Nedco zijn als volgt:

• Contact met u te leggen en onderhouden (per post, telefonisch, per e-mail);
• Een juiste personeelsadministratie, loonadministratie en intern beheer voeren;
• Als werkgever te voldoen aan onze verplichtingen op grond van de arbeidsrelatie, zoals het betalen van uw salaris, het verstrekken van loonstroken en jaaropgaven, het bewerkstelligen van deelname aan een pensioenregeling en/of het afsluiten van de benodigde verzekeringen;
• Als werkgever te voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals verplichtingen rondom verzuim en re-integratie, belastingbetaling, betaling van het juiste salaris, deelname aan een verplicht gesteld bedrijfstakpensioenfonds of met het oog op het kunnen aanvragen en verkrijgen van eventuele uitkeringen;
• U toegang te kunnen verstrekken tot terreinen, gebouwen en lokalen van Nedco;
• U te informeren over ontwikkelingen binnen Nedco;
• Marketingdoeleinden;
• Ter waarborging van de veiligheid van u, andere personen en goederen.

Nedco verwerkt de verkregen persoonsgegevens alleen voor bovenstaande doeleinden. Als Nedco voornemens is uw persoonsgegevens voor andere doeleinden te verwerken, zal Nedco contact met u opnemen om u de kans te bieden bezwaar te maken tegen verdere verwerking. Dit zal gebeuren vóór een eventuele verdere verwerking, waarbij de informatie over dat andere doel en alle relevante verdere informatie met u zullen worden gedeeld.

Rechtsgronden verwerking

De verwerkingen in het kader van de hiervoor genoemde doeleinden hebben elk minimaal één rechtsgrond. Hieronder worden deze rechtsgronden toegelicht.

Uitvoering (arbeids-)overeenkomst
In een groot deel van de gevallen verwerkt Nedco uw persoonsgegevens om uitvoering te geven aan uw arbeidsovereenkomst.

Voldoen aan wettelijke plicht
In een groot deel van de gevallen verwerkt Nedco uw persoonsgegevens om te kunnen voldoen aan een wettelijke plicht die op Nedco rust.

Belangenafweging
Daarnaast is de verwerking van uw persoonsgegevens in sommige gevallen noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Nedco of van een derde. In dat geval beoordeelt Nedco of uw belangen en grondrechten of fundamentele vrijheden zwaarder wegen dan die gerechtvaardigde belangen. Alleen als dat niet het geval is, verwerkt Nedco uw persoonsgegevens op grond van de grondslag van de belangenafweging.

In geval de verwerking van uw persoonsgegevens gebaseerd is op de rechtsgrond belangenafweging, zal Nedco u hierover informeren en de relevante gerechtvaardigde belangen vermelden.

Toestemming
In principe zal Nedco als werkgever de verwerking van uw persoonsgegevens niet (enkel) op uw toestemming baseren. Voor een verwerking op grond van uw toestemming is namelijk vereist dat u vrije, expliciete, ondubbelzinnige toestemming geeft. Omdat tussen Nedco en u een gezagsrelatie bestaat, wordt ervan uitgegaan dat u uw toestemming in de meeste gevallen niet in volledige vrijheid kunt geven. Op dit uitgangspunt bestaan uitzonderingen, indien Nedco extra waarborgen treft om te bewerkstelligen dat u in vrijheid kunt toestemmen of weigeren, zonder dat u hierdoor benadeeld zou kunnen worden, kan er alsnog sprake zijn van vrijelijke toestemming. In dat geval kan Nedco de verwerking toch baseren op uw toestemming. Als deze situatie zich voordoet, wordt u daarover vooraf geïnformeerd.

Als Nedco persoonsgegevens verwerkt op basis van de door u verleende toestemming, heeft u te allen tijde het recht deze toestemming in te trekken. Indien verwerking uitsluitend plaatsvindt op basis van de door u verleende toestemming, dan mag er, nadat u uw toestemming heeft ingetrokken, geen verdere verwerking meer plaatsvinden. Het intrekken van de toestemming laat de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking daarvan, onverlet.

Gevolgen niet verstrekken persoonsgegevens

Nedco zal u vooraf informeren over gevallen waarin u verplicht bent om persoonsgegevens te verstrekken die vervolgens door de afdelingen Finance/HR verwerkt moeten worden op grond van:

• Een wettelijke of contractuele verplichting en/of;
• Omdat dit een noodzakelijke voorwaarde is om een overeenkomst te kunnen sluiten.

In dat geval wordt u tevens geïnformeerd over de gevolgen die verbonden zijn aan uw eventuele weigering om deze persoonsgegevens te verstrekken. In zijn algemeenheid geldt dat – indien u weigert bepaalde persoonsgegevens te verstrekken – Nedco hieraan de consequenties kan verbinden die zij geraden acht.

Bewaartermijn

Wat betreft uw personeelsdossier geldt specifiek dat Nedco dit dossier – op advies van de Autoriteit Persoonsgegevens – tot twee jaar na het einde van uw arbeidsovereenkomst bewaart. Dit kan in voorkomende gevallen korter of langer zijn, indien de betreffende gegevens niet langer of juist langer relevant zijn.

Gegevens uit de salarisadministratie die fiscaal van belang zijn, bewaart Nedco – conform de wettelijke bewaartermijn – tot zeven jaar nadat u uit dienst bent getreden.
Loonbelastingverklaringen en een kopie van uw identiteitsbewijs bewaart Nedco conform de Wet op de loonbelasting 1964 tot 5 jaar na het einde van uw arbeidsovereenkomst.
Voor het bewaren van uw andere persoonsgegevens gelden geen vooraf wettelijke of intern vastgestelde termijnen. Als uitgangspunt hanteert Nedco dat uw persoonsgegevens niet langer bewaard worden dan strikt noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor uw persoonsgegevens worden verzameld. Wanneer uw persoonsgegevens voor de genoemde doelen niet meer relevant zijn, zal Nedco deze verwijderen.

Ontvangers van persoonsgegevens

Nedco wisselt uw persoonsgegevens uit met anderen. Dit betreft onder meer de volgende ontvangers:

• De accountant Visser & Visser;
• De verzuimverzekeraar Avéro Achmea via tussenpersoon Raetsheren van Orden B.V.;
• De pensioenverzekeraar of het pensioenfonds Scildon;
• De Belastingdienst;
• Het UWV;
• De arbodienst ArboNed;

Indien een van bovengenoemde partijen de rol van ‘verwerker’ heeft, zal Nedco met deze verwerker een verwerkersovereenkomst afsluiten om de bescherming van uw gegevens te waarborgen.

Doorgifte persoonsgegevens naar een derde land buiten de Europese Unie

Persoonsgegevens worden niet verwerkt in landen buiten de Europese Unie.

Uw rechten

Op grond van de AVG komen u diverse rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens toe:

• Het recht op inzage en kopie;
• Het recht op rectificatie;
• Het recht op gegevenswissing;
• Het recht op beperking van de verwerking;
• Het recht bezwaar te maken tegen de verwerking;
• Het recht op overdraagbaarheid van gegevens;
• Het recht om niet onderworpen te worden aan geautomatiseerde besluitvorming.

Indien u gebruik wil maken van uw rechten, kunt u een verzoek indienen via de in deze brief genoemde contactgegevens. Let op: bovenstaande rechten zijn niet absoluut. Dat wil zeggen dat Nedco niet in alle gevallen gehoor hoeft te geven aan een verzoek ter uitoefening van één van voornoemde rechten.

Binnen een maand nadat Nedco een verzoek ter uitoefening van één van voorgenoemde rechten van u heeft ontvangen, zal Nedco u informeren. Daarbij zal Nedco aangeven of en hoe aan uw verzoek gevolg gegeven en zo niet, waarom niet. Indien dit in verband met het verzoek noodzakelijk is, kan Nedco de reactietermijn van een maand verlengen. Nedco zal in dat geval binnen één maand aan u kenbaar maken binnen welke termijn alsnog gereageerd wordt. Het uitoefenen van de recht(en) door u is in beginsel kosteloos.

Indienen klacht bij de toezichthouder

Het kan zijn dat u, ondanks de zorgvuldige aanpak van Nedco, een klacht heeft over de wijze waarop Nedco uw persoonsgegevens verwerkt en/of met uw rechten omgaat. U kunt dan een klacht indienen bij de toezichthouder. In Nederland is de Autoriteit Persoonsgegevens de toezichthouder op het gebied van de verwerking van persoonsgegevens. De contactgegevens van de Autoriteit Persoonsgegevens vindt u via de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Wijzigingen

De privacyverklaring zoals hier verwoord is opgesteld op 31 mei 2022 en kan worden gewijzigd. Nedco heeft het recht om dat te doen. Wijziging van de privacyverklaring zal door Nedco tijdig per e-mail aan u bekendgemaakt worden. Ook raden wij u aan de privacyverklaring periodiek te controleren op eventuele wijzigingen.